Ausschreibung für die Weiterentwicklung einer digitalen Plattform der Jugendmigrationsdienste - dem JMD-Hub

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Anlage I Modulübersicht und Anforderungen

Inhalt der Ausschreibung

I.    Projektübersicht

a.    Auftraggeber
b.    Projektbeschreibung

II.    Hintergrundinformationen
III.    Modulübersicht und Anforderungen
IV.    Rahmenbedingungen/ Schnittstellen
V.    Zeitplanung 
VI.    Bewerbungsprozess

I.    Projektübersicht

a.    Auftraggeber

Rund 500 Jugendmigrationsdienste (JMD) bundesweit unterstützen junge Menschen mit Migrationsgeschichte zwischen 12 und 27 Jahren durch Beratung, Bildungs- und Freizeitangebote. Einen Schwerpunkt bildet die individuelle Begleitung Jugendlicher auf ihrem schulischen und beruflichen Weg. Mit dem JMD-Bundesprogramm setzt sich das Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMBFSFJ) seit Jahrzehnten für eine bessere Integration junger Menschen ein.

Das Servicebüro Jugendmigrationsdienste in Bonn (Träger: BAG Ev. Jugendsozialarbeit e.V.) schreibt im Rahmen des Modelvorhabens JMD JMD-Hub für den Zeitraum ab November bis Ende der Projektlaufzeit (März 2027) Leistungen für die technische Weiterentwicklung einer zentralen Plattform dem sog. JMD-Hub aus. 

Gefördert wird das Modellvorhaben vom europäischen Asyl-, Migrations- und Integrationsfonds (AMIF) und dem BMBFSFJ.  

b.    Projektbeschreibung

Seit fast 20 Jahren beschäftigen sich die Jugendmigrationsdienste (JMD) mit digitaler Beratung in der JMD-Arbeit. Mit einem klaren Fokus auf die Zielgruppe der 12- bis 27-Jährigen haben die JMD bereits frühzeitig digitale Werkzeuge in ihre Beratungsstrukturen integriert und dabei kontinuierlich innovative Ansätze verfolgt. Diese digitale Reise ist eine Geschichte des Lernens, der Adaption und des Erfolgs – von den Anfängen mit Blended-Learning bis hin zu komplexen Beratungsplattformen und Apps, die heute einen integralen Bestandteil der Beratung darstellen. Weitere Informationen sind hier zu finden: https://www.jugendmigrationsdienste.de/jmd-digital 

Mit dem aktuellen Modellprojekt „JMD digital-hub“ hat diese Reise weiter Fahrt aufgenommen. Dabei steht im Mittelpunkt, digitale und analoge Beratung nahtlos zu verknüpfen und eine fließende Übergangsstruktur für Ratsuchende sowie eine unterstützende Arbeitsumgebung für Berater*innen zu schaffen.

„Einfach. Vertraut. Digital.“ – bringt auf den Punkt, was die Kommunikation und technische Umsetzung des JMD-Hub leisten soll: niedrigschwellige Zugänge schaffen, an Bestehendes anknüpfen und zukunftsfähige digitale Lösungen für die soziale Arbeit mit jungen Menschen entwickeln. Weitere Informationen sind hier zu finden: https://www.jugendmigrationsdienste.de/jmd-digital-hub/ 

Im Fokus dieser Ausschreibung steht der JMD-Hub, die zentrale Plattform für die Jugendmigrationsdienste. Ziel ist die Weiterentwicklung der zentralen Features: Terminbuchung, Wissensdatenbank, Community-Bereich & Forum, Lernunterstützung, Antragsunterstützung, Feedbackfunktion und Content-Sharing. Der JMD-Hub wird als Plattform realisiert, die nahtlos mit bestehenden Systemen wie bspw. jmd4you und JMDApply verknüpft sein soll. Die Verbesserung dieser Verknüpfung ist ebenfalls Kernbestandteil dieser Weiterentwicklung. Eine ausführliche Übersicht der Module und Anforderungen ist in Abschnitt III bzw. Anlage I zu finden. 

II.    Hintergrundinformationen

Der „JMD-Hub“ als verbindendes Element in der JMD-Systemlandschaft

Durch die intelligente Zusammenführung bislang eigenständiger Tools wie jmd4you, der JMD apply App und dem JMD Portal entsteht mit dem JMD-Hub ein umfassendes Ökosystem, das die einzelnen Komponenten zu einer nahtlos vernetzten Plattform verbindet.

Übersicht aller JMD-Plattformen

Derzeit existiert im JMD-Ökosystem eine Reihe individueller Plattformen und Tools, darunter jmd4you, JMDapply und die zentrale Webseite (das JMD Portal), die bislang unabhängig voneinander agieren. Mit dem „JMD-Hub“ sollen diese zu einer integrierten, medienbruchfreien Systemlandschaft verbunden werden.

Hintergrund zu jmd4you

jmd4you ist die Online-Beratungsplattform der Jugendmigrationsdienste, die professionelle, anonyme und mehrsprachige Beratung anbietet (Mail oder Chat). Im Rahmen des Schwesterprojekts JMD 2connect wird die bestehende Plattform ab Herbst 2026 parallel zur Entwicklung des JMD-Hub grundlegend neu entwickelt. Für die vorliegende Ausschreibung bedeutet dies, dass die Integration des JMD-Hub mit jmd4you auf die im Zuge dieser Neuentwicklung entstehende Schnittstelle ausgelegt werden muss.

Ratsuchende sollen künftig im JMD-Hub zunächst den Such- und Buchungsprozess durchlaufen und werden anschließend zur Interaktion in jmd4you weitergeleitet, dem zentralen Werkzeug zur Durchführung der Beratung.

Ziele des Projekts

Bereitstellung einer modularen, barrierefreien, mehrsprachigen Webplattform im EU-DSGVO-Raum mit folgenden Kernelementen:

• Terminbuchungssystem für Beratung, Gruppenangebote und Fortbildungen
• Community Bereich und Wissensdatenbank für den Austausch und Information
• Lernmanagementsystem (LMS) zur Selbst- und Gruppenfortbildung
• Zentralisierte Bereitstellung von Formularen und Antragsstrecken
• Registrierung, Rollen- und Rechtemanagement
• Feedbackmodul
• Verbesserung von Auffindbarkeit durch:
  • SEO & GEO
  • Social-Sharing-Funktionen

Nutzer:innenrollen im JMD-Hub

Der JMD-Hub wird von drei zentralen Nutzer*innengruppen verwendet:

1. Ratsuchende
   Ratsuchende sind Menschen mit Migrationshintergrund, die sich für die Angebote der Jugendmigrationsdienste interessieren. Sie suchen Unterstützung, Information oder Beratung zu Themen wie Ausbildung, Sprache, Wohnen oder rechtlichen Fragen.
2. Mitarbeitende
   Die Mitarbeitenden der Jugendmigrationsdienste unterstützen Ratsuchende aktiv bei der Nutzung der digitalen Angebote. Sie betreuen Beratungstermine, begleiten Gruppenformate und Kurse im Lernmanagementsystem. Im Forum stehen sie sowohl aktiv als auch moderierend zur Seite. Zudem pflegen sie Inhalte und bieten Orientierung. Ihre Rolle ist vor allem unterstützend, begleitend und vermittelnd.
3. Administrierende
   Administrierende sind übergeordnete Fachkräfte der JMD, häufig mit koordinierender oder technischer Rolle. Sie verwalten Nutzerzugänge, vergeben Rechte, pflegen zentrale Inhalte, übernehmen Support-Anfragen und betreuen die technische oder strukturelle Weiterentwicklung des Systems.

IST-Zustand

Derzeit besteht eine multitechnologische Systemlandschaft mit folgenden Komponenten (ausgenommen detaillierte interne Strukturen, die nicht offengelegt werden):

Die bestehende Systemlandschaft ist fragmentiert: Informationsverteilung, Buchung, Beratung, Fortbildung, Bewerbungstraining und das Forum finden in unterschiedlichen Anwendungen statt und sind nicht konsolidiert. Der JMD-Hub soll als zentrale Plattform diese Systeme integrieren, medienbruchfrei verbinden und Inhalte zentral verwalten.

Der JMD-Hub wird in den zu vor definierten „Must-Have“-Funktionen im November 2026 ausgerollt werden. Die Weiterentwicklung der Plattform soll parallel erfolgen. Bisher umfasst die Plattform folgende Funktionen

• Terminbuchung
• Wissensdatenbank
• Learning-Management-System
• Community Bereich

III. Modulübersicht und Anforderungen

Zur besseren Nachvollziehbarkeit sowie zur strukturierten Darstellung der bereits erarbeiteten Module und der im Rahmen der Weiterentwicklung geplanten Umsetzungen wurde eine detaillierte Tabelle erstellt (siehe Anlage I Modulübersicht und Anforderungen).

IV. Rahmenbedingungen/ Schnittstellen

Technisch und Aufbau

• Zur Förderung von digitaler Nachhaltigkeit, Transparenz und Nachnutzbarkeit wird angestrebt, die Plattform als Open-Source-Lösung zu entwickeln. Der Quellcode wird offen verfügbar sein, um eine langfristige Weiterentwicklung und Wiederverwendbarkeit durch andere Träger, Projekte oder Organisationen zu ermöglichen.

• Zur Reduzierung des Entwicklungsaufwands wird die Einbindung vorhandener Lösungen (OSS) begrüßt. Dabei müssen Lizenzen vorab geprüft werden. Eine Abhängigkeit zu einem einzelnen Softwareanbieter sollte vermieden werden.

• Es wird ein umfangreiches Open-Source-CMS als 'Backend as a Service' verwendet, um Entwicklungsaufwände zu reduzieren und bestehende Module (z.B. Authentifizierung, Inhaltsverwaltung) darüber abzubilden.

• Für Authentifizierung, RBAC sowie 2FA wird Keycloak verwendet. Die weiteren JMD-Plattformen werden hier drauf angepasst.

• Server und Schnittstellen (Backend) sowie visuelles Rendering (Frontend) sind klar voneinander getrennt.

• Die Plattform ist durch den modularen Aufbau flexibel erweiterbar, zukunftssicher und kosteneffizient im Betrieb. Dies soll bei der Weiterentwicklung beibehalten und verbessert werden.

• Drupal & Docker wird als grundlegendes System verwendet. Das Frontend wird mit Nuxt.js umgesetzt. Authentifizierung läuft über Keycloak und die Suchfunktionalität über MeiliSearch. Für Analytics wird Matomo verwendet.

• Die wichtigsten Funktionen sollten durch automatisierte Frontendtests abgedeckt werden.

• Die Weiterentwicklung muss gemäß den Anforderungen des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) erfolgen.

Sprache

• Die Webseite wird standardmäßig in einfacher Sprache in Deutsch und Englisch bereitgestellt. Weitere Sprachen sind geplant. Benutzende sollten die Sprachen einfach umstellen können.

• Es sollte eine Open-Source-Bibliothek für das Verwalten von Übersetzungen möglich sein. Auch Mitarbeitende ohne Hintergrund als Entwickelnde sollten in der Lage sein, Übersetzungen zu verändern oder hinzuzufügen.

• Die Verwaltung von Übersetzungen sollte idealerweise über ein Softwaretool möglich sein und als Austauschformat XML Localization Interchange File Format (XLIFF) verwendet werden können.

• Für eine spätere Erweiterung der Webseite um die arabische Sprache durch den JMD muss das System technisch auf Rechts-nach-Links-Darstellung (RTL) sowie entsprechende Layout- und Schriftanpassungen vorbereitet sein. Die muss beim Implementieren des Designs und der Wahl des Design-Systems berücksichtigt werden.

• Übersetzungen sind nicht Bestandteil des Auftrags.

Design

• Die Corporate Identity der bestehenden Seite wird übernommen, nicht jedoch die Gestaltungselemente (Formen).

• Die Implementierung muss responsiv und nach dem Mobile-First-Prinzip erfolgen und für gängige Gerätetypen (iPhone, Tablet, Computer) optimiert werden. PWA-Standards müssen eingehalten werden, um eine spätere Adaption für mobile Apps zu ermöglichen.

• Es muss ein Open-Source-Designsystem verwendet werden, um die Implementierung eigener Komponenten zu vermeiden.

• Die Struktur muss klar in Seiten und Layouts differenziert sein.

Sicherheit und Betrieb

• Deutsche Datenschutzbestimmungen müssen bei der Entwicklung und innerhalb der Plattform eingehalten werden.

• Der Betrieb läuft auf Servern in Deutschland.

• Eine Backup-Strategie für alle Datensätze der Plattform muss entwickelt und implementiert werden.

• Ein Wartungsplan für die Plattform wird erarbeitet. Eine Verfügbarkeit des Rootservers von 99,95 % wird angestrebt.

• Gängige Sicherheitsstandards (u.a. OWASP) müssen eingehalten werden.

• Alle Verbindungen müssen verschlüsselt (mindestens TLS 1.2) erfolgen.

• Hochsensible Daten müssen bei Bedarf auf dem Server verschlüsselt gespeichert werden, werden aber bestmöglich vermieden und stattdessen von jmd4you übernommen.

Anbindung Drittsysteme

• Integration externer Plattformen wie jmd4you, JMD apply, ggf. das bestehende Forum über definierte API-Schnittstellen (z. B. REST API, OAuth2).

• Die Anwendung sollte über virtuelle Maschinen oder über Container-basiert bereitgestellt werden.

V.    Zeitplanung

Das Projekt ist zeitlich klar begrenzt und die technische Entwicklung sollte bis spätestens Ende März 2027 abgeschlossen sein. Der Vertrag wird für die Zeit ab vrsl. Oktober 2026 bis zum 31.03.2027 geschlossen (Grundlaufzeit). Die technische Entwicklung gemäß Leistungsbeschreibung ist innerhalb der Grundlaufzeit, spätestens bis zum 31.03.2027, abzuschließen. Sollte sich der Abschluss der Entwicklung verzögern, behält sich der Auftraggeber vor, den Vertrag durch einseitige schriftliche Erklärung um bis zu insgesamt 6 Monate zu verlängern, wahlweise in bis zu zwei Teilschritten von jeweils 3 Monaten. Die Erklärung zur Ausübung der Option kann durch den Auftraggeber jederzeit ab Vertragsschluss, spätestens jedoch bis zum 31.03.2027, abgegeben werden. Die Verlängerungsoption dient ausschließlich der Fertigstellung der ursprünglich beauftragten Entwicklungsleistung und begründet keinen Anspruch auf zusätzliche oder erweiterte Leistungen. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Ausübung der Option besteht nicht.

Wir erwarten eine strukturierte und zielorientierte Vorgehensweise, die Zwischenergebnisse kontinuierlich sichtbar macht. Agile oder iterative Entwicklungsmethoden sind ausdrücklich erwünscht, sofern sie dazu beitragen, frühzeitig funktionsfähige Teilkomponenten bereitzustellen und eine kontinuierliche Abstimmung ermöglichen.

Der folgende Phasenplan dient als Orientierungsrahmen für die Umsetzung. Da die Neuentwicklung der Beratungsplattform jmd4you (Projekt JMD 2connect) zeitgleich ab Herbst 2026 startet, ist für die Schnittstellenintegration ein gewisses Zeitrisiko einzuplanen; Bieter*innen sollten hierfür in ihrem eigenen Zeitplan entsprechende Pufferzeiten vorsehen.

• Phase 0: November 2026 – Dezember 2026 Kick-Off

• Phase 1: Dezember 2026 – Februar 2027 Weiterentwicklung der Kernfunktionen

• Phase 2: Januar 2027 – Februar 2027 Parallel Testing & Feedback  

• Phase 3: März 2027 Fertigstellung, Qualitätssicherung & Roll-Out mit den weiterentwickelten Funktionen

Wir bitten alle Bieter*innen, ihren Angebotsvorschlägen einen detaillierten Zeitplan beizufügen, der mit den oben genannten Meilensteinen im Einklang steht und verbindlich eingehalten werden kann.

Hinweise für einen realistischen Zeitplan:

• Barrierefreiheit (BFSG) sollte bereits ab Phase 0 in Designsystem und Kom-ponentenentwicklung mitgedacht werden, nicht erst am Projektende geprüft werden.

• Für die Abhängigkeit zur parallelen jmd4you-Neuentwicklung (JMD 2connect) sollten Bieter*innen ein explizites Risiko- und Abhängigkeitsmanagement vorsehen.

VI. Bewerbungsprozess

Interessierte Auftragnehmende werden gebeten, ein Angebot einzureichen, das folgende Bestandteile enthält:

• Eine kurze Vorstellung der Einrichtung sowie des vorgesehenen Projektteams, inklusive relevanter Qualifikationen;
• Eine Darstellung einschlägiger Erfahrungen und Referenzen, idealerweise im Kontext von NGOs, Digitalisierungsvorhaben oder der Jugendsozialarbeit;
• Einen konzeptionellen Umsetzungsvorschlag, der neben einer fachlichen Herleitung auch einen Zeitplan mit konkreten Meilensteinen und Zielsetzungen umfasst;
• Eine nachvollziehbare Kalkulation der voraussichtlichen Gesamtkosten.

Etwaige Abweichungen von den in dieser Ausschreibung genannten Erwartungen (z. B. im Hinblick auf Umsetzungszeitraum oder Leistungsumfang) sind bitte deutlich kenntlich zu machen.

Fragen zum Ausschreibungsverfahren können bis zum 16.09.2026 per E-Mail an digital-hub@jugendmigrationsdienste.de an Furkan Calisir gerichtet werden. 

Die eingehenden Bieterfragen sowie die zugehörigen Antworten werden in anonymisierter Form auf dieser Webseite veröffentlicht. 

Abgabefrist: 23.09.2026 per E-Mail. 

Die Angebote sind an folgende Person zu richten: